Beranda Headline 4 Langkah Penyimpanan File yang Aman

4 Langkah Penyimpanan File yang Aman

-

relaunching-startup-websiteJakarta, Selular.ID – Serangan cyber tidak hanya berisiko untuk perusahaan besar, tetapi juga sangat berbahaya untuk usaha kecil. Menurut laporan dari National Small Business Association, 50 persen dari usaha kecil mengalami serangan cyber  tahun 2014, dengan rata-rata kerugian lebih dari $ 20.750.

 

Untuk itu diperlukan sistem penyimpanan data yang aman. Menyimpan, mengelola dan melindungi data perusahaan dan pelanggan yang sensitif merupakan proses yang rumit. Bagi UKM (usaha kecil menengah) di mana dengan anggaran dan karyawan TI yang terbatas, tetap penting untuk menerapkan sistem penyimpanan data yang efisien namun aman. Salah satunya yaitu melalui penyimpanan akses cloud dengan kemampuan back-up lokal dan scalable (dapat berkembang dan beradaptasi dengan tuntutan di masa depan). Berikut adalah empat langkah yang harus dilakukan oleh usaha kecil untuk mendirikan dan memelihara sistem manajemen file yang kuat, cepat dan mudah beradaptasi:

 

  1. Mengidentifikasi kebutuhan dan membuat perencanaan. Tentukan jenis akses file dan manajemen yang dibutuhkan oleh perusahaan. Apakah tim penjualan Anda memerlukan akses ke dokumen di luar kantor, atau apakah tim layanan pelanggan Anda  harus bisa meninjau catatan pelanggan lengkap setiap waktu? Identifikasi siapa yang ada di dalam organisasi yang memerlukan akses ke data tertentu dan siapa yang akan mengembangkan perencanaan tertulis. Rencana manajemen file tersebut harus meliputi orang yang akan mengelola konten dan bertanggung jawab untuk mem-back-up data dan orang yang memiliki akses ke informasi paling penting.

 

  1. Mengatur server penyimpanan yang scalable. Perangkat network attached storage (NAS) merupakan solusi yang mudah dan terjangkau untuk memungkinkan pengguna yang ditunjuk untuk berbagi dan mengakses file, media dan lebih banyak lagi dari beberapa komputer dan perangkat. Alih-alih disambungkan dengan kabel USB, pengguna dapat mengakses data yang ada di cloud pribadi pengguna melalui jaringan Wi-Fi, dan bisa tetap mem-back-up data secara lokal. Paling tidak, Anda dapat memilih penyimpanan yang memberikan kemampuan untuk mengelola izin dan privilege dalam mengakses folder.

 

Namun untuk memaksimalkan investasi Anda, Anda harus mencari drive yang dapat ditingkatkan. Beberapa drive penyimpanan, seperti drive Red Western Digital dibuat dari dasar hingga dapat mudah dikombinasikan, sehingga ketika bisnis Anda berkembang, akan mudah meningkatkan jumlah pengguna yang membutuhkan akses. Dengan drive WD Red, karyawan Anda mampu dengan cepat berbagi file dan mem back-up folder Anda dengan handal. Ini juga dilengkapi dengan software yang memungkinkan integrasi yang mulus dengan infrastruktur jaringan Anda yang sudah ada.

 

  1. Optimalkan sistem untuk memaksimalkan kinerja. Pastikan untuk memperbarui/meng-update keseluruhan jaringan teknologi milik Anda sebelum, selama dan setelah proses instalasi server penyimpanan. Memastikan ekosistem yang sehat dari unit penyimpanan, router, modem Anda penting untuk menyediakan layanan kepada pelanggan dengan tepat waktu dan menghindari kemacetan dalam sistem tersebut.

 

  1. Aktifkan dan kelola akses pengguna. Ketika menyimpan data sensitif perusahaan, pembatasan untuk keamanan dan akses adalah perhatian utama Anda. Menerapkan sistem penyimpanan yang memungkinkan Anda untuk memberikan akses ke file kepada siapa yang membutuhkannya dan dapat membatalkan pengirimannya untuk orang yang tidak mendapatkan izin.

 

Akses pengguna harus dideskripsikan secara detail dalam perencanaan yang tertulis, sehingga staf dapat mengetahui secara pasti dimana mereka dapat menyimpan dan menemukan data yang mereka butuhkan. Usaha kecil biasanya mencoba untuk berkembang dengan cepat, yang artinya menggeser peran dan tanggung jawab. Ketika ada pegawai baru, dan pegawai lama keluar dari perusahaan, pastikan Anda mampu untuk mengontrol semua data Anda. Ketika karyawan keluar dari perusahaan, pastikan Anda segera menarik aksesnya, dan saat mempekerjakan karyawan baru, luangkan waktu untuk meninjau kebijakan dan harapan Anda saat karyawan tersebut mengelola data dan informasi perusahaan.

 

  1. Membuat strategi penamaan file dan struktur folder yang baik. Menjaga sistem penyimpanan pusat Anda terorganisir meminimalisir kemungkinan informasi tidak tersusun dengan baik. “Dokumen A” dan “Spreedsheet 3’’ merupakan penamaan file yang tidak berguna ketika Anda mencari dalam ratusan dokumen untuk  satu file tertentu. Gunakan nama yang bermakna, tetapi tetap yang singkat. Untuk membantu dengan kontrol versi, gunakan tanggal dan sistem singkatan/inisial yang memberikan informasi kapan informasi terakhir diperbarui dan siapa yang memperbarui dokumen tersebut. Folder yang deskriptif juga akan membantu Anda dan tim Anda menavigasi media dengan cepat. Tentukan folder untuk dokumen keuangan, penjualan, operasional agar bisa terorganisir untuk semua orang.

 

 

https://www.youtube.com/watch?v=JTDfdQspMxk

Artikel Terbaru