WhatsApp Business ditujukan terutama bagi usaha kecil yang membutuhkan sarana komunikasi langsung dengan pelanggan.
Melalui profil bisnis, pemilik usaha dapat mencantumkan informasi seperti nama usaha, kategori, deskripsi, alamat, jam operasional, email, dan situs web jika tersedia.
Katalog juga memungkinkan pelanggan menelusuri produk atau layanan tanpa harus meminta daftar penawaran melalui percakapan satu per satu.
Berbeda dari WhatsApp Messenger yang berfokus pada komunikasi personal, WhatsApp Business menyediakan perangkat tambahan untuk membantu pelaku usaha mengelola interaksi dengan pelanggan.
Meski demikian, penggunaan aplikasi ini tidak otomatis meningkatkan penjualan.
Hasilnya tetap bergantung pada produk, harga, kualitas layanan, strategi promosi, dan kemampuan bisnis memenuhi kebutuhan pelanggan.
Syarat Membuat Akun WhatsApp Business
Sebelum mendaftar, siapkan nomor telepon aktif yang dapat menerima kode verifikasi. Gunakan nomor yang memang ingin dijadikan saluran komunikasi bisnis agar pelanggan lebih mudah menghubungi usaha kamu.
Berikut informasi yang perlu disiapkan:
- Nomor telepon aktif untuk proses verifikasi akun.
- Nama bisnis yang jelas dan sesuai dengan identitas usaha.
- Kategori bisnis yang menggambarkan produk atau layanan.
- Foto profil berupa logo atau identitas visual usaha.
- Deskripsi bisnis yang menjelaskan penawaran utama.
- Jam operasional agar pelanggan mengetahui waktu layanan.
- Alamat, email, dan situs web, jika bisnis memiliki informasi tersebut.
WhatsApp Business dapat digunakan bersamaan dengan WhatsApp Messenger pada satu perangkat selama masing-masing akun menggunakan nomor telepon yang berbeda.
Jika ingin memindahkan akun WhatsApp Messenger yang sudah digunakan ke WhatsApp Business, pengguna dapat mengikuti proses pemindahan yang tersedia di aplikasi.
Sebelum berpindah, sebaiknya buat cadangan atau backup riwayat percakapan. Langkah ini membantu mengurangi risiko kehilangan data ketika proses migrasi tidak berjalan sesuai harapan.
Cara Membuat WhatsApp Business di HP
Pendaftaran akun WhatsApp Business dapat dilakukan melalui aplikasi resmi yang tersedia di Google Play Store untuk Android atau App Store untuk iPhone.
Ikuti tahapan berikut:
- Unduh aplikasi WhatsApp Business dari toko aplikasi resmi.
- Buka aplikasi, kemudian baca dan setujui ketentuan layanan.
- Masukkan nomor telepon yang akan digunakan untuk bisnis.
- Lakukan verifikasi menggunakan kode yang dikirim melalui SMS atau metode verifikasi lain yang tersedia.
- Masukkan nama bisnis dan pilih kategori yang sesuai.
- Tambahkan foto profil, misalnya logo usaha.
- Lengkapi deskripsi bisnis agar pelanggan memahami produk atau layanan yang ditawarkan.
- Tambahkan alamat, jam operasional, email, dan situs web jika tersedia.
- Simpan profil, kemudian buka menu fitur bisnis untuk mengatur katalog dan pesan otomatis.
Nama menu atau urutan pengaturan dapat berbeda menurut versi aplikasi dan sistem operasi. Karena itu, ikuti petunjuk yang muncul pada perangkat ketika membuat akun.
Cara Melengkapi Profil Bisnis
Setelah akun aktif, lengkapi profil agar pelanggan dapat mengenali usaha dan mengetahui informasi dasar sebelum mengirim pesan.
Gunakan nama yang konsisten dengan identitas bisnis di toko fisik, situs web, atau media sosial. Deskripsi sebaiknya menjelaskan produk utama, wilayah layanan, atau informasi penting lain secara singkat.
Jam operasional juga perlu diperbarui jika ada perubahan. Informasi tersebut membantu mengatur ekspektasi pelanggan, terutama ketika bisnis tidak melayani pesan sepanjang hari.
WhatsApp menyediakan pilihan untuk menambahkan email, situs web, dan menghubungkan profil bisnis Facebook atau Instagram jika fitur tersebut tersedia. Informasi yang akurat dapat membantu pelanggan memeriksa identitas usaha dan menemukan saluran komunikasi lain.
Tips Menggunakan WhatsApp Business agar Penjualan Lebih Efektif
Setelah akun siap, pelaku usaha dapat memanfaatkan sejumlah fitur untuk menyederhanakan komunikasi dan mempermudah pelanggan menemukan informasi produk.
1. Buat Katalog Produk
Katalog memungkinkan bisnis menampilkan produk atau layanan melalui profil WhatsApp Business. Setiap item dapat dilengkapi nama, gambar, negara asal, dan informasi tambahan seperti harga, deskripsi, tautan situs web, serta kode produk jika diperlukan.
Untuk membuat katalog, buka menu fitur bisnis, pilih Katalog, lalu tambahkan item baru. Unggah gambar yang jelas, masukkan nama produk, lengkapi informasi yang relevan, kemudian simpan.
WhatsApp meninjau item katalog untuk memastikan kepatuhannya terhadap kebijakan yang berlaku. Produk yang masih menunggu persetujuan atau ditolak tidak akan terlihat oleh pelanggan. Karena itu, pastikan informasi dan gambar produk sesuai dengan ketentuan platform.
Perbarui katalog ketika harga, stok, atau varian berubah. Informasi yang tidak sesuai kondisi sebenarnya dapat menimbulkan kebingungan dan mengurangi kepercayaan pelanggan.
2. Gunakan Pesan Sambutan dan Pesan di Luar Jam Operasional
WhatsApp Business menyediakan pesan otomatis untuk membantu merespons pelanggan ketika mereka menghubungi bisnis.
Pesan sambutan dapat digunakan untuk menyapa pelanggan yang pertama kali mengirim pesan atau kembali menghubungi setelah periode tidak aktif tertentu.
Sementara itu, pesan di luar jam operasional dapat memberi tahu pelanggan bahwa bisnis sedang tidak melayani percakapan dan kapan mereka dapat mengharapkan balasan.
Pengguna dapat mengatur pesan tersebut melalui menu alat bisnis. Pastikan perangkat dan koneksi internet memenuhi kebutuhan aplikasi agar pesan otomatis dapat dikirim sesuai pengaturan.
Pesan otomatis sebaiknya singkat dan informatif. Cantumkan jam layanan atau perkiraan waktu respons jika memang dapat dipenuhi oleh bisnis.
3. Siapkan Balasan Cepat
Pertanyaan mengenai harga, ongkos kirim, metode pembayaran, dan jam operasional sering kali berulang. Fitur balasan cepat membantu menyimpan jawaban yang dapat digunakan kembali tanpa mengetik ulang seluruh pesan.
Susun beberapa jawaban berdasarkan pertanyaan yang paling sering diterima. Namun, periksa kembali isi balasan sebelum mengirimkannya agar informasi sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan kondisi transaksi.
4. Gunakan Foto Produk yang Jelas
Foto yang informatif membantu calon pelanggan memahami produk sebelum membeli. Gunakan pencahayaan yang cukup dan tampilkan detail penting, seperti warna, ukuran, bahan, atau isi paket.
Jika produk memiliki beberapa varian, sertakan informasi pembeda agar pelanggan tidak salah memilih. Pastikan gambar sesuai dengan produk yang benar-benar dijual, bukan sekadar ilustrasi yang berpotensi menimbulkan persepsi keliru.
5. Respons Pelanggan secara Konsisten
Kecepatan dan ketepatan jawaban menjadi bagian dari pengalaman pelanggan. Tentukan waktu layanan yang realistis dan usahakan menjawab pertanyaan sesuai urutan atau tingkat urgensinya.
Gunakan label percakapan jika tersedia untuk mengelompokkan pesan, misalnya pelanggan baru, pesanan belum dibayar, pesanan diproses, dan pesanan selesai. Pengelompokan tersebut dapat membantu bisnis mengawasi tindak lanjut dan mengurangi risiko melewatkan pesanan.
6. Manfaatkan Status WhatsApp
Status WhatsApp dapat digunakan untuk membagikan informasi produk baru, promo, jadwal operasional, atau pengumuman penting. Format foto, video, dan teks bisa disesuaikan dengan jenis informasi yang ingin disampaikan.
Buat konten yang relevan dengan kebutuhan pelanggan dan pastikan syarat promo, masa berlaku, serta ketersediaan produk dijelaskan dengan benar. Hindari mengunggah informasi promosi yang sudah tidak berlaku.
7. Kirim Promosi secara Bertanggung Jawab
WhatsApp mengatur komunikasi bisnis melalui kebijakan berkirim pesan dan ketentuan penggunaan fitur promosi. Pelaku usaha perlu memastikan memiliki izin atau persetujuan yang diperlukan sebelum mengirim pesan pemasaran, serta menghormati permintaan pelanggan yang ingin berhenti menerima pesan.
Hindari mengirim promosi berulang tanpa mempertimbangkan relevansinya. Pelanggan juga dapat memblokir atau melaporkan akun bisnis yang dianggap mengganggu. Pelanggaran kebijakan dapat mengakibatkan pembatasan fitur atau akses layanan bisnis.
Apakah WhatsApp Business Bisa Meningkatkan Penjualan?
WhatsApp Business menyediakan sarana untuk mendukung proses penjualan, mulai dari memperkenalkan produk melalui katalog hingga membantu menangani pertanyaan pelanggan.
Namun, aplikasi ini bukan jaminan bahwa bisnis akan langsung mendapatkan lebih banyak pembeli.
Pelaku usaha dapat mengevaluasi efektivitasnya dengan memantau jumlah pertanyaan yang masuk, waktu respons, pesanan yang berhasil diselesaikan, serta pertanyaan yang paling sering diajukan.
Informasi tersebut dapat digunakan untuk memperbaiki katalog, menyusun jawaban yang lebih jelas, dan menyesuaikan penawaran dengan kebutuhan pelanggan.
Untuk bisnis dengan volume percakapan yang semakin besar, WhatsApp juga menyediakan WhatsApp Business Platform yang mendukung integrasi sistem dan otomatisasi lebih lanjut.
Layanan ini berbeda dari aplikasi WhatsApp Business biasa dan dapat memiliki persyaratan teknis maupun biaya tersendiri.
Bagi usaha kecil yang baru memulai, aplikasi WhatsApp Business dapat menjadi titik awal untuk membangun saluran komunikasi yang lebih terstruktur.
Profil yang lengkap, katalog yang akurat, respons yang konsisten, dan promosi yang menghormati preferensi pelanggan menjadi bagian penting dalam mengelola hubungan dengan pembeli.
Baca Juga: WhatsApp Business Makin Agresif di RI, Kontribusi ke Ekonomi Dinilai Minim
